Ile kosztuje ręczne wprowadzanie zamówień?
Krótki rachunek, który każda hurtownia może zrobić w 10 minut ze stoperem. Bez ankiet i bez „średnich z rynku”: tylko Twoje zamówienia, Twoje minuty i Twoja stawka.
Wzór
koszt miesięczny = zamówienia dziennie × minuty na zamówienie × 21 dni roboczych / 60 × stawka godzinowa
Stawka godzinowa to koszt pracodawcy, nie pensja netto: wynagrodzenie brutto plus składki po stronie firmy, podzielone przez liczbę przepracowanych godzin. W przykładach przyjmujemy 60 zł/h; podstaw swoją.
Jak zmierzyć minuty
- Weź 10 zwykłych zamówień z ostatniego tygodnia: mail z treścią, PDF, Excel, zdjęcie kartki, w proporcji takiej, jak przychodzą.
- Zmierz czas od otwarcia maila do zapisania zamówienia w systemie (Subiekt, Optima, enova). Licz też szukanie kodów i dopytywanie klienta.
- Policz średnią. Tę samą metodę stosujemy w dniu 0 każdego wdrożenia; z niej liczymy później gwarancję zwrotu.
Tabela: ile godzin i złotych miesięcznie
Przy stawce 60 zł/h i 21 dniach roboczych w miesiącu.
| Zamówień dziennie | Minut na jedno | Godzin miesięcznie | Koszt miesięcznie | Koszt rocznie |
|---|---|---|---|---|
| 20 | 5 min | 35 h | 2 100 zł | 25 200 zł |
| 20 | 10 min | 70 h | 4 200 zł | 50 400 zł |
| 40 | 5 min | 70 h | 4 200 zł | 50 400 zł |
| 40 | 10 min | 140 h | 8 400 zł | 100 800 zł |
| 80 | 5 min | 140 h | 8 400 zł | 100 800 zł |
| 80 | 10 min | 280 h | 16 800 zł | 201 600 zł |
Przy 40 zamówieniach po 10 minut to 140 godzin miesięcznie, czyli niemal pełny etat zajęty wyłącznie przepisywaniem.
Czego ten rachunek nie widzi
- Pomyłki w kodach. Zły towar to zwrot, ponowna wysyłka i telefon od klienta. Policz u siebie, ile było takich sytuacji w ostatnim kwartale.
- Opóźnienia. Zamówienie z 7:30 wbite o 11:00 to często wysyłka dzień później. Gdy ktoś jest na urlopie, kolejka rośnie.
- Wiedza w jednej głowie. „Klient X pisze »rura 20 biała«, a chodzi o RPP-20-W” wie zwykle jedna osoba. Gdy odchodzi, zaczyna się od zera.
Kiedy automatyzacja zamówień się opłaca
Prosta reguła, której sami używamy przed podpisaniem umowy: oszczędność z 90 dni powinna wynosić co najmniej dwukrotność ceny wdrożenia. Po automatyzacji zostaje zwykle krótkie zatwierdzenie zamówienia w panelu, więc z 10 minut robi się około minuty, a wątpliwe pozycje i tak sprawdza człowiek.
Przykład: 20 zamówień dziennie, 6 minut oszczędności na każdym, 63 dni robocze w 90 dniach, 60 zł/h daje 7 560 zł. To wystarcza na pakiet Start (4 900 zł netto). Przy 40 zamówieniach wychodzi ok. 15 000 zł, czyli z zapasem na pakiet Standard (8 900 zł netto).
Mniej niż 15–20 zamówień dziennie mailem albo zamówienia głównie telefoniczne? Wtedy automatyzacja zwykle się nie spina i lepiej zacząć od uporządkowania katalogu i szablonu zamówienia dla klientów.